¿Cómo programar una reunión de Zoom?

Cómo programar una reunión de Zoom

Saber como programar una reunión de Zoom es algo que todos necesitamos conocer, pues es una de las plataformas de comunicación más usadas en la actualidad.

Comenzó siendo una aplicación utilizada para conferencias corporativas, pero en la actualidad se usa para reuniones en el ámbito educativo, institucional y hasta para sencillamente comunicarnos con amigos. Aquí te explicaremos cómo programar una reunión de zoom de varias formas.

¿Cómo programar una reunión de zoom desde celular?

Zoom es una aplicación que se puede usar desde varios dispositivos, incluyendo los teléfonos inteligentes de sistema operativo Android o iOS.

Para programar una reunión de zoom, lo primero que debes hacer evidentemente es descargar la aplicación desde el PlayStore o el App Store respectivamente. Luego de instalada la app debes seguir los próximos pasos para empezar a usar zoom y programar tus reuniones.

Iniciar sesión

Aunque este paso es opcional si quieres unirte a una reunión por Zoom, si eres el anfitrión y deseas programar una reunión para una fecha próxima, es necesario que lo hagas desde tu cuenta. La misma puede estar vinculada a tu cuenta Google o a Facebook, o sencillamente crear un usuario con un correo electrónico.

Programar

Una vez iniciada tu sesión te encontrarás con la pantalla principal de la app, en la sección de Reunión y chat. En la parte superior se encuentran varias opciones: Nueva Reunión, Unirse, Programar y Compartir pantalla. Selecciona la opción de Programar.  Nombra la reunión para luego establecer todos los detalles de la misma.

Establece detalles de la reunión

En la misma pantalla lo siguiente que debes hacer es establecer los parámetros de la reunión. Este paso es muy importante ya que especifica los detalles de fecha, hora y tiempo de duración de la reunión. También podrás especificar cómo quieres que entren los invitados, con cámara encendida o apagada y lo mismo con el micrófono, esto también lo puedes configurar para el anfitrión.

También puedes configurar si deseas que los usuarios entren directamente o se les pida un código de acceso al entrar.

programar reunión por zoom desde el móvil

Opciones al programar

Además de los parámetros que mencionamos anteriormente, también existen otras opciones relacionadas con la programación o agenda. Por ejemplo, puedes programar si deseas que esta misma reunión se repita todas las semanas o en una fecha en específico. Las opciones que te presenta Zoom son: Ninguna, Todos los días, Cada semana, Cada 2 semanas, Cada mes o Cada año.

Al programar una reunión de Zoom también puedes configurar que los usuarios autenticados sean los únicos que puedan entrar (los que hayan iniciado sesión en zoom), además podrás habilitar la sala de espera si así lo deseas, este es un espacio en el que estarán los invitados antes de que le des acceso a la reunión o si quieres que los usuarios puedan entrar de una vez con el link sin pedir tu permiso.

Opciones avanzadas de reunión

Dentro de las opciones avanzadas que existen para programar una reunión de Zoom también se encuentran alternativas de configuración de privacidad y seguridad, como por ejemplo, la restricción a las personas de ciertos países o localidades para que no puedan entrar a la reunión, con esta opción puedes autorizar o bloquear a estos usuarios.

Al entrar, encontrarás las opciones:

  • Ninguna
  • Permitir sola a los usuarios procedentes de países/regiones seleccionados
  • Bloquear a los usuarios de países/regiones seleccionados.

También podrás decidir si quieres permitir que los participantes puedan entrar a la reunión antes que el anfitrión.

Otra de las opciones avanzadas es que puedes configurar si quieres grabar la reunión desde un principio de forma automática o deseas empezar a grabar seleccionando dicha opción en el momento que desees de la reunión.

¿Cómo programar una reunión de zoom desde el ordenador?

Zoom también se puede usar desde ordenadores de escritorios, laptops y ordenadores iMac, de hecho, esta fue la principal modalidad lanzada por la aplicación a sus usuarios. Tienes dos opciones para hacerlo, desde el sitio web o descargando la app en el mismo. A continuación te mostramos los pasos a seguir:

Descarga la app

Para la opción de programar una reunión de zoom desde el ordenador, lo primero que debes hacer es entrar a la página oficial de zoom.us y buscar la opción “Download” o “Descargar” e instalar la aplicación en tu ordenador, laptop o iMac. El link directo para ello es el siguiente: https://zoom.us/download

programar una reunión de zoom desde el ordenador

Inicia sesión

Posteriormente debes abrir la app e iniciar sesión en la misma. Esto al igual que en tu teléfono lo puedes hacer con tu cuenta Google vinculada al dispositivo, con tu cuenta de Facebook o creando una cuenta nueva con tu correo electrónico. Puedes asignar una foto a tu perfil o dejar el avatar asignado por la aplicación y asignar tu nombre para que aparezca cada vez que programes una reunión.

Agenda

Una vez iniciada la sesión podrás abrir y cerrar la app sin preocuparte por este detalle. Al abrir la interfaz del programa, en la pantalla principal encontrarás varias opciones entre las cuales se encuentra “Agendar”. Presiona esta opción y se abrirá un nuevo menú que te permitirá programar una reunión en zoom.

Programa la reunión y configura los parámetros

En este paso podrás configurar el tema, la fecha y la hora de inicio de la reunión. También podrás programar otros parámetros como el tiempo de duración de la reunión y todas las opciones de seguridad y opciones avanzadas como el código de acceso, ID, restricciones y parámetros relacionados con la cámara, video y grabación de la misma.

configurar reunión de zoom

Guarda

Lo último que queda por hacer en este punto es guardar todas las preferencias que seleccionaste para la reunión que programaste en zoom. Este paso es muy importante porque aquí también podrás establecer si deseas que la reunión se repita cada cierto tiempo.

¿Cómo programar una reunión de zoom desde el sitio web?

Desde el sitio web también puedes programar una reunión de zoom sin descargar el programa a tu ordenador. Ten en cuenta que Zoom es similar a como funciona Skype. Para ello solo tienes que seguir estos pasos:

  • Entra a zoom.us
  • Regístrate e inicia sesión en la página.
  • Dirígete a la sección “Personal” y selecciona la opción “Programar Reunión”.
  • Aquí podrás configurar todos los parámetros y preferencias de la reunión como lo explicamos anteriormente.
  • Puedes salir de la página y cada vez que abras la sección de Reuniones podrás ver el calendario de reuniones programadas. Permite que la pagina te envíe notificaciones para que recibas el recordatorio de la reunión.

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