Savoir comment programmer une réunion zoom est quelque chose que nous devons tous savoir, car c'est l'un des plateformes de communication les plus utilisées Actuellement.
A l'origine une application utilisée pour les conférences d'entreprise, elle est aujourd'hui utilisée pour des réunions dans les sphères éducatives et institutionnelles, et même pour simplement communiquer avec des amis. Ici, nous allons vous expliquer comment planifier une réunion zoom de plusieurs manières.
Comment programmer une réunion zoom depuis mobile ?
Zoom est une application qui peut être utilisée à partir de divers appareils, y compris les smartphones Android ou iOS.
Pour programmer une réunion zoom, la première chose que vous devez évidemment faire est télécharger l'application depuis le PlayStore ou l'App Store respectivement. Après avoir installé l'application, vous devez suivre les étapes suivantes pour commencer à utiliser le zoom et planifier vos réunions.
Login
Bien que cette étape soit facultative si vous souhaitez rejoindre une réunion Zoom, si vous êtes l'hôte et souhaitez planifier une réunion pour une date ultérieure, vous devrez le faire depuis votre compte. La même chose peut être lié à votre compte Google ou Facebook, ou créez simplement un utilisateur avec un email.
Calendrier
Une fois que vous avez commencé votre session, vous trouverez l'écran principal de l'application, dans le Rencontre et discussion. En haut se trouvent plusieurs options : Nouvelle réunion, Rejoindre, Programmer et Partager l'écran. Sélectionnez l'option de Calendrier. Nommez la réunion, puis définissez tous les détails de celle-ci.
Définir les détails de la réunion
Sur le même écran, la prochaine chose à faire est de définir les paramètres de la réunion. Cette étape est très importante car elle précise les détails de date, heure et durée de la réunion. Vous pouvez également spécifier comment vous souhaitez que les invités entrent, avec la caméra allumée ou éteinte et la même chose avec le microphone, cela peut également être configuré pour l'hôte.
Vous pouvez également configurer si vous souhaitez que les utilisateurs entrent directement ou soient invités à entrer un mot de passe lors de l'entrée.
Options lors de la programmation
En plus des paramètres mentionnés ci-dessus, il existe également d'autres options liées à la programmation ou à l'agenda. Par exemple, vous pouvez programmer si vous souhaitez que cette même réunion se répète chaque semaine ou à une date précise. Les options présentées par Zoom sont : Aucun, Tous les jours, Toutes les semaines, Toutes les 2 semaines, Tous les mois ou Tous les ans.
Lors de la planification d'une réunion Zoom, vous pouvez également configurer que les utilisateurs authentifiés sont les seuls à pouvoir entrer (ceux qui se sont connectés sur zoom), vous pouvez également activer le salle d'attente si vous le souhaitez, il s'agit d'un espace où se trouveront les invités avant que vous ne leur donniez accès à la réunion ou si vous souhaitez que les utilisateurs puissent entrer immédiatement avec le lien sans demander votre autorisation.
Options de réunion avancées
Parmi les options avancées qui existent pour planifier une réunion Zoom, il existe également des alternatives pour paramètres de confidentialité et de sécurité, comme la restriction aux personnes de certains pays ou localités afin qu'elles ne puissent pas entrer dans la réunion, avec cette option, vous pouvez autoriser ou bloquer ces utilisateurs.
En entrant, vous trouverez les options :
- Aucun
- Autoriser uniquement les utilisateurs des pays/régions sélectionnés
- Bloquer les utilisateurs des pays/régions sélectionnés.
Vous pouvez également décider si vous souhaitez autoriser les participants à rejoignez la réunion avant l'hôte.
Une autre des options avancées est que vous pouvez configurer si vous le souhaitez enregistrer automatiquement la réunion depuis le début ou vous souhaitez démarrer l'enregistrement en sélectionnant cette option à l'heure que vous souhaitez dans la réunion.
Comment programmer une réunion zoom depuis l'ordinateur ?
Zoom peut également être utilisé à partir d'ordinateurs de bureau, d'ordinateurs portables et d'ordinateurs iMac, en fait, c'était le mode principal lancé par l'application à ses utilisateurs. Vous avez deux options pour le faire, depuis le site ou en téléchargeant l'application dans le même. Voici les étapes à suivre :
Téléchargez l'appli
Pour l'option de planifier une réunion zoom depuis votre ordinateur, la première chose à faire est d'aller sur la page officielle zoom.us et de rechercher l'option "Télécharger" Ou "Télécharger” et installez l'application sur votre ordinateur, ordinateur portable ou iMac. Le lien direct pour cela est le suivant : https://zoom.us/download
login
Ensuite, vous devez ouvrir l'application et vous y connecter. Comme pour votre téléphone, vous pouvez le faire avec votre compte Google lié à l'appareil, avec votre compte Facebook ou en créant un nouveau compte avec votre email. Vous pouvez attribuer une photo à votre profil ou laisser l'avatar attribué par l'application et attribuer votre nom pour qu'il apparaisse chaque fois que vous planifiez une réunion.
Agenda
Une fois la session démarrée, vous pouvez ouvrir et fermer l'application sans vous soucier de ce détail. Lorsque vous ouvrez l'interface du programme, sur l'écran principal, vous trouverez plusieurs options, parmi lesquelles "Programmer”. Appuyez sur cette option et un nouveau menu s'ouvrira qui vous permettra de planifier une réunion zoom.
Programmer la réunion et configurer les paramètres
Dans cette étape, vous pouvez configurer le thème, le date et heure de début de la réunion. Vous pourrez également programmer d'autres paramètres comme la durée de la réunion et toutes les options de sécurité et options avancées comme la mot de passe, ID, restrictions et les paramètres liés à la caméra, à la vidéo et à son enregistrement.
Guarda
La dernière chose qu'il reste à faire à ce stade est enregistrer toutes les préférences que vous avez sélectionnées pour la réunion que vous avez planifiée sur zoom. Cette étape est très importante car ici, vous pouvez également définir si vous souhaitez que la réunion se répète de temps en temps.
Comment programmer une réunion zoom depuis le site web ?
Vous pouvez également planifier une réunion Zoom à partir du site Web sans télécharger le programme sur votre ordinateur. Veuillez noter que Zoom est similaire à comment fonctionne skype. Pour ce faire, il vous suffit de suivre ces étapes :
- Allez sur zoom.us
- Signer et connectez-vous à la page.
- Allez dans la rubrique "Personnel" et sélectionnez l'option "Planifier une réunion ».
- Ici, vous pouvez configurer tous les paramètres et préférences de la réunion comme expliqué ci-dessus.
- Vous pouvez quitter la page et chaque fois que vous ouvrez la section de Réunions vous pourrez voir le calendrier des réunions programmées. Autorisez la page à vous envoyer des notifications afin que vous receviez le rappel de la réunion.